KLACHTENREGELING VRIEND EN VUUR
Bij Vriend en Vuur vinden we sociale veiligheid en vertrouwen essentieel. We werken met jongeren en jongvolwassenen in trajecten die persoonlijk kunnen zijn. Daarom vinden we het belangrijk dat zorgen, signalen of klachten serieus genomen worden en op een zorgvuldige manier behandeld worden.
Heb je iets meegemaakt of ervaren dat niet goed voelt? Of maak je je zorgen over jezelf of iemand anders? Dan kun je dat altijd met ons delen.
- We onderscheiden twee routes:
Informeel contact (vaak de eerste stap) - Formele klacht via de vertrouwenspersoon
1. INFORMEEL CONTACT
In veel gevallen helpt het om eerst in gesprek te gaan met de betrokken begeleider of iemand binnen Vriend en Vuur die je vertrouwt.
Je kunt contact opnemen met:
- Je coach of begeleider
- Een van de organisatoren van het traject
We luisteren naar je verhaal en zoeken samen naar een passende oplossing.
Lukt dit niet, of voelt dit niet veilig? Dan kun je altijd terecht bij de externe vertrouwenspersoon.
2. EXTERNE VERTROUWENSPERSOON
Vriend en Vuur werkt met een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon. Deze persoon staat los van de organisatie en is er speciaal voor situaties waarin je:
- Je niet veilig voelt om intern iets te delen
- Een klacht hebt over iemand binnen de organisatie
- Te maken hebt (gehad) met grensoverschrijdend gedrag
- Twijfelt wat je moet doen en eerst wil sparren
De vertrouwenspersoon:
- Luistert naar je verhaal
- Denkt met je mee over mogelijke stappen
- Begeleidt je eventueel bij het indienen van een klacht
- Gaat vertrouwelijk om met je informatie
Je kunt rechtstreeks contact opnemen via onderstaand formulier.
3. FORMELE KLACHT
Als er sprake is van een formele klacht, dan verloopt de procedure als volgt:
- De klacht wordt ingediend via de vertrouwenspersoon
- De vertrouwenspersoon bespreekt met jou wat er nodig is
- In overleg kan de klacht (anoniem of niet) worden voorgelegd aan het bestuur van Vriend en Vuur
- Het bestuur onderzoekt de klacht zorgvuldig
- Binnen een redelijke termijn (richtlijn: 2–4 weken) ontvang je een terugkoppeling
- Indien nodig worden passende maatregelen genomen
Als de klacht betrekking heeft op een bestuurslid, wordt er een onafhankelijke route gekozen buiten het betreffende bestuurslid om.
4. VERTROUWELIJKHEID EN ZORG
Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle meldingen. Tegelijk kan het in sommige situaties nodig zijn om informatie te delen, bijvoorbeeld als er sprake is van:
- Veiligheidsrisico’s
- Wettelijke verplichtingen
- Bescherming van betrokkenen
Dit gebeurt altijd in overleg, tenzij dit niet mogelijk is.
5. CONTACT
Wil je contact opnemen met de vertrouwenspersoon? Vul dan het formulier hieronder in. Je wordt zo snel mogelijk benaderd.
6. VOOR WIE IS DEZE KLACHTENREGELING BEDOELD?
Deze klachtenregeling is bedoeld voor direct betrokkenen bij Vriend en Vuur, zoals:
- Deelnemers aan trajecten en activiteiten
- Vrijwilligers en begeleiders
- Ouders/verzorgers van minderjarige deelnemers
Voor deelnemers van 18 jaar en ouder geldt dat wij hen stimuleren om zelf contact op te nemen bij vragen, zorgen of klachten. We vinden het belangrijk dat jongvolwassenen hierin zelf verantwoordelijkheid nemen en hun stem laten horen.
De klachtenregeling is niet bedoeld voor algemene vragen, meningsverschillen of signalen van buitenaf die geen directe betrokkenheid hebben bij een traject of activiteit van Vriend en Vuur. In zulke gevallen kan contact worden opgenomen via het algemene e-mailadres.
7. ZORGVULDIGHEID RICHTING ALLE BETROKKENEN
Bij het behandelen van meldingen en klachten staat zorgvuldigheid centraal. Dat betekent dat we niet alleen oog hebben voor degene die een melding doet, maar ook voor degene op wie de melding betrekking heeft.
We vinden het belangrijk dat:
- Er ruimte is voor hoor en wederhoor
- Er geen overhaaste conclusies worden getrokken
- De privacy en veiligheid van alle betrokkenen wordt beschermd
Dit draagt bij aan een veilige en integere omgeving voor iedereen die betrokken is bij Vriend en Vuur.